Celem naszym jest dumnie kroczyć do przodu

Zacznę od cytatu z pewnego dokumentu, dotyczącego bardzo ważnego państwowego projektu informatycznego¹:

Istotą postępu w budowie społeczeństwa informacyjnego jest konsekwentne rozszerzanie zbioru zadań publicznych udostępnianych drogą elektroniczną.

Czyli, według autorów, celem tzw. budowy społeczeństwa informacyjnego (czy w tym wypadku informatyzacji administracji publicznej) jest po prostu przerobienie każdej usługi do postaci elektronicznej i dzięki temu wszyscy będą szczęśliwi. Niestety nie jest tak łatwo – przerabianie wszystkiego na „postać elektroniczną” nie jest istotą postępu. Czy to w budowie społeczeństwa informacyjnego czy czegokolwiek innego. Jest to, najwyżej droga do osiągnięcia celu, a i to nie zawsze. Mówiąc obrazoburczo – nie wszystko trzeba i powinno się informatyzować. IT to tylko narzędzie, które ma nam ułatwiać życie a nie cel sam w sobie. Ideą informatyzacji jest takie wykorzystanie możliwości jakie daje technologia, aby praca była efektywniejsza, szybsza, dokładniejsza, prowadziła do lepszych rezultatów, czy wręcz aby można było osiągnąć efekty, które nie są realizowalne w inny sposób.

Niestety, takie uzasadnianie potrzeby tworzenia oprogramowania nie jest czymś wyjątkowym. Wymagania czy propozycje pełne są stwierdzeń „wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań”, „wprowadzenie nowych technologii”². Równie ciekawe są „miary” powodzenia projektów oparte na liczbie zainstalowanych serwerów, systemów operacyjnych, uruchomionych baz danych czy zakupionych terminali. – czyli budowy lub przebudowy zgodnie z nową modą, bez określania, nawet bez zastanawiania się, po co. Przypomina to sposób patrzenie na rozwiązania informatyczne od strony ich funkcji a nie zadań. Efektem jest określanie wymagań na poziomie informacji z czego system się będzie składał, a nie do czego ma służyć i jaki problem ma rozwiązywać. Czyli idziemy przed siebie, ale nie bardzo wiadomo dokąd i po co. I nie dotyczy to tylko administracji publicznej, równie dobrze firmy prywatne mogą mieć ten problem, zwłaszcza gdy mają za dużo gotówki w budżecie i silny dział IT ;). W zasadzie wszyscy mniej lub bardziej mają problem ze odpowiedzią na filozoficzne pytanie „po co to robimy i do czego to prowadzi?”.

Nie chodzi o to aby robić coś po prostu „nowocześnie”, rozwój nie jest celem ale środkiem do osiągnięcia celu. Jeżeli poprawę można uzyskać przy pomocy „starych” metod i narzędzi to dlaczego mamy z nich nie korzystać? Ideą jest aby to co robimy zrobić w inny sposób, podnoszący jakość. Właśnie: jakość. Wszyscy już raczej wiedzą, że jakość to w produkcji systemów informatycznych ważna sprawa, ale nadal dla większości sprowadza się to do tego, że oprogramowanie się nie zawiesza. Jednak co z tego że aplikacja działa perfekcyjnie, jeżeli nie robi tego co się od niej oczekuje lub nawet nie wiadomo do czego miałaby służyć. Dlatego też poprawne określenie celów, których realizację mamy zapewnić, jest kluczowe dla projektu.

Każda decyzja o rozpoczęciu projektu informatycznego powinna rozpoczynać się od przeanalizowania i określenia jaki jest cel naszych działań, co chcemy osiągnąć. Należy jednak pamiętać, że  mówimy o celu w kontekście obszaru (dziedziny, domeny czy jakkolwiek nazwiemy tą część rzeczywistości, którą chcemy poprawić) a nie systemu informatycznego. Wracając do przykładu z ePUAPem od którego wyszedłem, przykładowy cel może brzmieć „Zwiększenie dostępności usług administracji publicznej”, „Uproszczenie procedur dotyczących obywateli”, „Zmniejszenie obciążenia urzędów”. Oczywiście nie są to najlepiej sformułowane cele, o czym dalej, i nie do końca oddają to czemu może służyć taki projekt jak ePUAP, jednak łatwiej już zrozumieć do czego dążę. Tylko poprawne zdefiniowanie celów i, co nawet ważniejsze, zdefiniowanie kryteriów oceny realizacji tych celów jest podstawą dalszych prac, punktem wyjścia do oceny problemu i opracowaniu rozwiązania. W szczególnym przypadku, może to oznaczać, że unowocześnianie wcale nie musi sprowadzać się do zbudowania oprogramowania czy zakupu sprzętu. Istnieje szansa, że najlepszym rozwiązaniem problemu będzie po prostu zmiana procesu, procedur, sposobu działania, organizacji pracy.

Wprowadzenie komputerów, oprogramowania, systemów i całej reszty „informatyzacji” nie oznacza, że będzie tak po prostu lepiej. Bezrefleksyjne wrzucenie wszystkiego „w komputery” może nawet pogorszyć sprawę³. Jednakże, aby określić najlepsze rozwiązanie należy wyznaczyć cel jaki chcemy osiągnąć i sposób oceny dotarcia do tego celu.

Oczywiście, większość zainteresowanych odpowie, że przecież dokładnie tak postępuje – wyznaczane są cele projektu, określane sposoby pomiaru osiągnięcia celów, opracowywane jest studium wykonalności określające najlepszą drogę do osiągnięcia celu, projekt prowadzony jest wg. którejś z uznanych metodyk typu PRINCE2, efekty są osiągnięte, faktury zapłacone, projekt zamknięty, panuje powszechny pokój i szczęśliwość. I zapewne tak jest – wszystkie te punkty programu się pojawiają tyle że w kontekście rozwiązania a nie problemu. Przecież dość łatwo wymyślić sobie cele pt. „Organizacja nowej serwerowni o parametrach…”, „udostępnienie usługi drogą elektroniczną” itp. Tyle że, nadal są to cele na poziomie systemu, takie pół-cele, cele pośrednie, o których nawet nie możemy powiedzieć, że prowadzą do czegoś sensownego. Bo ich realizacja wprost tak jak brzmią będzie tylko oznaczała, że administratorzy dostaną nowe zabawki, programiści sobie przećwiczą jakiś interesujący przypadek budowy oprogramowania. Nic innego się nie zmieni. Podobnie można  określić sobie cele, których osiągnięcie będzie zawsze możliwe, bo kryteria oceny ich osiągnięcia będą uznaniowe typu „przyjaźniejszy”, „nowocześniejszy”.

Jedynym rozsądnym podejściem jest określenie jaki problem chcemy rozwiązać i jak zmierzyć czy problem został rozwiązany – czyli wskazać cel zmieniający rzeczywistość i mierzalne kryteria jego osiągnięcia.